Đề cương tuyên truyền Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP) về công tác văn thư. Theo đó, Nghị định được ban hành với những nội dung cơ bản như sau:

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH

          Tại thời điểm năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 110/2004/NĐ-CP) chủ yếu quy định đối với việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trên vật mang tin là giấy. Tuy nhiên, sau khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được ban hành, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và trong công tác văn thư nói riêng ngày càng được đẩy mạnh. Nhiều văn bản được ban hành kịp thời để tạo hành lang pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

          Tuy nhiên, sau 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đối chiếu với quy định của các Luật có liên quan và thực tiễn công tác văn thư, còn những vấn đề phát sinh trong thực tiễn chưa được quy định hoặc quy định chưa phù hợp tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP gây khó khăn cho quá trình triển khai thực hiện như: Những nội dung chưa được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: khái niệm và cách sử dụng các hình thức văn bản hành chính; giá trị pháp lý của văn bản điện tử; bản gốc văn bản điện tử; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử; hình thức lưu văn bản điện tử; các quy định về sao văn bản như: quy định về sao từ văn bản điện tử ra văn bản giấy; quy định về sao từ văn bản giấy ra văn bản điện tử; quy định về trích sao văn bản điện tử; quy định các yêu cầu chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành về trách nhiệm của cơ quan cung cấp Hệ thống; quy định về quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử; quy định về lập hồ sơ trong trường hợp gồm cả văn bản tài liệu giấy, văn bản tài liệu điện tử để đảm bảo giá trị pháp lý, tính toàn vẹn của văn bản, tài liệu trong hồ sơ và cải cách thủ tục hành chính; quy định về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong công tác văn thư.

          Ngày 22/6/2015, Quốc hội đã thông qua Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sau đó ngày 14/5/2016 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đã quy định một số nội dung mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính (thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) có nhiều điểm chưa thống nhất.

          Việc thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là cần thiết để tạo thuận lợi cho công chức, viên chức trong quá trình soạn thảo.

II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU  

          Thực hiện chức năng tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quản lý nhà nước trong công tác văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ để trình Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định 110/2004/NĐ-CP); Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày ngày 08/02/2010 (sau đây viết tắt là Nghị định 09/2010/NĐ-CP) sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

          Với mục tiêu xây dựng, ban hành Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư nhằm thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, tăng cường thực hiện có hiệu quả việc quản lý các nghiệp vụ về công tác văn thư nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ hiện nay. 

          III. BỐ CỤC, NỘI DUNG CƠ BẢN VÀ NHỮNG ĐIỂM MỚI CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP

1. Hiệu lực thi hành của Nghị định:

          Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Nghị định này thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Phạm vi điều chỉnh của Nghị định:

          Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; quản lý nhà nước về công tác văn thư.

          Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

3. Bố cục của Nghị định

          Nghị định có bố cục 7 chương, 38 điều:

          Chương I – Quy định chung (Điều 1 – Phạm vi điều chỉnh, Điều 2 – Đối tượng áp dụng, Điều 3 – Giải thích từ ngữ, Điều 4 – Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, Điều 5 – Giá trị pháp lý của văn bản điện tử, Điều 6 – Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư).

          Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính, có 2 mục, 7 Điều: Mục 1 – Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Điều 7 – Các loại văn bản hành chính, Điều 8 – Thể thức văn bản, Điều 9 – Kỹ thuật trình bày văn bản); Mục 2 – Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính (Điều 10 – Soạn thảo văn bản, Điều 11 – Duyệt bản thảo văn bản, Điều 12 – Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, Điều 13 – Ký ban hành văn bản

(xem 12 điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

          Chương III – Quản lý văn bản, có 3 mục, 14 điều: Mục 1 – Quản lý văn bản đi (Điều 14 – Trình tự quản lý văn bản đi, Điều 15 – Cấp số, thời gian ban hành văn bản, Điều 16 – Đăng ký văn bản đi, Điều 17 – Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, Điều 18 – Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, Điều 19 – Lưu văn bản đi); Mục 2 – Quản lý văn bản đến (Điều 20 – Trình tự quản lý văn bản đến, Điều 21 – Tiếp nhận văn bản đến, Điều 22 – Đăng ký văn bản đến, Điều 23 – Trình, chuyển giao văn bản đến, Điều 24 – Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến); Mục 3 – Sao văn bản (Điều 25 – Các hình thức bản sao, Điều 26 – Giá trị pháp lý của bản sao, Điều 27 – Thẩm quyền sao văn bản).

          Chương IV – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, có 4 điều (Điều 28 – Lập Danh mục hồ sơ, Điều 29 – Lập hồ sơ, Điều 30 – Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Điều 31 – Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan).

          Chương V – Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, có 2 điều (Điều 32 – Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, Điều 33 – Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật).

          Chương VI – Quản lý nhà nước về công tác văn thư, có 3 điều (Điều 34 – Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, Điều 35 – Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, Điều 36 – Kinh phí cho công tác văn thư)

Chương VII – Điều khoản thi hành, có 2 điều (Điều 37 – Hiệu lực thi hành, Điều 38 – Trách nhiệm thi hành).

4. Nội dung của Nghị định

4.1.Trong Nghị định có giải thích nghĩa những từ ngữ chuyên dụng trong công tác văn thư như:

– “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

– “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

– “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

– “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

– “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

– “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

– “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

– “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

– “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

4.2. Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu quản lý công tác văn thư thứ nhất là văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn chảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này;

Thứ hai, tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Thứ tư, văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

Thứ năm, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Thứ sáu, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

Thứ bảy, hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Bên cạnh đó, Nghị định quy định văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

4.3. Nghị định quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư như:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

– Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan;

– Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản lý Sổ đăng ký văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

4.4. Đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

 Nghị định quy định văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

Ngoài các thành phần trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục.

TẢI toàn văn Đề cương tuyên truyền Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư  tại đây

Nguồn: Tài liệu tuyên truyền của Bộ Tư pháp