Tổng hợp quy định pháp luật về Công chứng ở một số nước trên thế giới

Decuongtuyentruyen.com tổng hợp, giới thiệu tới bạn đọc một số quy định pháp luật về công chứng của Cộng hòa Pháp, Cộng hòa liên bang Đức, Áo, Tây Ban Nha, Ba Lan, Cộng hòa nhân dân Trung Hoa, Nhật Bản, Hàn Quốc và một số nước khác để bạn đọc tham khảo, đối chiếu với pháp luật về công chứng ở Việt Nam (nội dung được trích từ hồ sơ xây dựng Luật Công chứng sửa đổi đăng trên cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp)

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khái niệm công chứng

Theo Từ điển Luật học của Mỹ, công chứng (Notarial) là hoạt động của CCV… CCV, theo tiếng Latinh là “Notarius”. “Notarius” trong luật Anh cổ là một người sao chép hay trích lục các loại văn bản, giấy tờ khác hoặc người làm chứng. Trong luật La Mã, CCV là người ghi chép, thư ký, tốc ký, người ghi chép các hoạt động trong nghị viện của tòa án, hoặc ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu. Theo cách giải thích trên, xét về nguồn gốc, công chứng là nghề sớm xuất hiện trong lịch sử loài người (từ thời La Mã cổ đại), với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng[1].

• 7 hạn chế, bất cập của Luật Công chứng năm 2014

Như vậy, trên thế giới tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau về công chứng. Định nghĩa về công chứng ở mỗi quốc gia, mỗi hệ thống pháp luật có phạm vi bao hàm không giống nhau. Tuy nhiên, có thể nhận thấy những đặc điểm (nội dung) cơ bản trong hầu hết các định nghĩa về công chứng, đó là: “xác thực”, “ghi chép lại bằng văn bản”, “lưu giữ” và “được thực hiện bởi công chứng viên”. Nhìn chung các nước đều quy định công chứng là hoạt động của cơ quan công chứng xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hành vi pháp lý dân sự, sự kiện pháp lý và các văn bản pháp lý theo các trình tự quy định của pháp luật.

Định nghĩa của Pháp: “Bên cạnh việc là các viên chức hòa giải và phân xử các tranh chấp, và các viên chức đàm phán hoà bình khác, những người đưa ra các tư vấn công tâm cho các bên, cũng như là người soạn thảo một cách chí công vô tư theo ý chí của các bên, giúp cho các bên nhận thức được đầy đủ các nghĩa vụ trong hợp đồng mà họ ký kết, soạn thảo các cam kết này một cách rõ ràng, cung cấp cho họ bản chất xác thực của một hành động và sự phán đoán đáng tin cậy như là phương sách tối ưu, lưu giữ sự kiện và hồ sơ của họ một cách trung thực, ngăn ngừa tranh chấp có thể xảy ra giữa các bên có thiện chí và loại bỏ những bên tham lam có mục đích và hy vọng thành công trong việc tạo nên những tranh chấp bất công. Những chuyên viên tư vấn không vụ lợi, những người soạn thảo không thiên vị này như những thẩm phán tự nguyện mà ràng buộc các bên tham gia hợp đồng một cách không thể hủy ngang là những công chứng viên. Thể chế này là chuyên môn nghề nghiệp của công chứng viên.”[1]

Theo Điều 2 của Luật công chứng số 39 năm 2014 của Trung Quốc, công chứng nghĩa là hoạt động được thực hiện bởi một tổ chức hành nghề công chứng, theo đơn đề nghị của một cá nhân hoặc pháp nhân hoặc tổ chức khác, theo đúng quy trình luật định để chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của một hành vi pháp lý dân sự, một sự kiện pháp lý có thật hoặc một văn bản pháp lý quan trọng.[2]

Căn cứ vào Các nguyên tắc cơ bản của luật pháp Liên bang Nga về công chứng (được phê duyệt ngày 11.02.1993 N 4462-1, sửa đổi và bổ sung ngày 02/07/2021, có hiệu lực vào ngày 25/08/2021) Tại Điều 35[9]. Các hoạt động công chứng được thực hiện bởi Công chứng viên bao gồm công chứng các hợp đồng giao dịch, chứng nhận quyền sở hữu của phần tài sản trong khối tài sản chung, áp đặt và huỷ bỏ những ngăn chặn (điều cấm) liên quan đến việc chuyển nhượng tài sản, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, xác nhận các thông tin về nhân thân và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ. Tại Điều 37, các quan chức chính quyền địa phương được phép thực hiện một số hoạt động chứng thực cho các công dân đăng ký cư trú tại địa phương hoặc công dân xác lập giao dịch tại địa phương đó: giấy uỷ quyền, ngoại trừ uỷ quyền liên quan đến việc xử lý bất động sản; thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản được thừa kế bằng cách kiểm kê tài sản được thừa kế; chứng thực tính chính xác của các bản sao tài liệu và các bản trích xuất từ chúng; chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, xác nhận các thông tin về nhân thân. Như vậy, hợp đồng giao dịch chỉ được thực hiện công chứng bởi Công chứng viên. Các viên chức chính quyền chỉ xác thực, xác nhận, ban hành và cấp bản sao các văn bản mang tính quản lý hành chính hoặc phục vụ cho việc thực hiện các thủ tục hành chính.[3]

Theo báo cáo của Hiệp hội công chứng viên Hàn Quốc, “Công chứng là hệ thống lưu giữ chứng cứ dạng văn bản, nhằm ngăn ngừa tranh chấp và tạo điều kiện để thực hiện các quyền của cá nhân”[4].

Theo “Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống công chứng La Tinh” thì công chứng là việc CCV thông qua các hoạt động xác thực, ghi chép lại bằng văn bản, chứng nhận và lưu giữ chứng cứ nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng và ngăn ngừa rủi ro pháp lý cho các chủ thể tham gia giao dịch dân sự.

2. Đặc điểm, đặc trưng của của công chứng

2.1. Đặc điểm của công chứng

Có thể thấy rằng ngay từ thời kỳ sơ khai cũng như hàng nghìn năm tồn tại, phát triển thì công chứng đã chứng minh được vai trò quan trọng của mình. Trong suốt quá trình phát triển đó, công chứng luôn mang một số đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất: Hoạt động công chứng bắt nguồn từ nhu cầu của xã hội, bao gồm hoàng tộc, các tầng lớp quan lại, dân cư và cả nhu cầu của Nhà nước trong việc ghi nhận, lưu giữ chính xác các thông tin làm cơ sở để bảo đảm quyền lợi của mình (nhu cầu tạo lập và lưu giữ bằng chứng).

Thứ hai: CCV là người được Nhà nước chỉ định để ghi nhận và lưu giữ các chứng cứ dưới hình thức văn bản. Các chứng cứ được tạo lập bởi CCV được Nhà nước thừa nhận giá trị và tính xác thực.

Thứ ba: Hoạt động công chứng mang tính chất dịch vụ, có phục vụ theo yêu cầu và có trả phí cho công việc đó.

Ngày nay, ở hầu hết các nước trên thế giới, hoạt động công chứng vẫn mang những đặc điểm này; tuy nhiên, ở mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ sẽ có sự trú trọng nhấn mạnh hoặc hạn chế một số đặc điểm nhất định. Phạm vi của hoạt động công chứng, quyền hạn của CCV, giá trị pháp lý của văn bản công chứng vì thế cũng có sự khác biệt. Một số sự khác biệt cơ bản đã tạo nên những mô hình công chứng khác nhau trên thế giới. Hai mô hình công chứng tiêu biểu của thế giới mà ở Việt Nam thường được gọi là công chứng nội dung và công chứng hình thức[1] cũng đều mang đầy đủ 3 đặc điểm nêu trên, riêng mô hình công chứng tập thể[2] (collectiviste) thì đặc điểm thứ 3 là rất mờ nhạt, thậm chí ở một số nước, trong những giai đoạn nhất định thì công chứng không được thừa nhận là một dịch vụ mà nó là một thủ tục mang tính hành chính và được thực hiện bởi cơ quan công quyền.

2.2. Đặc trưng của công chứng

Mục đích của việc công chứng là nhằm tạo lập, lưu giữ và cung cấp khi cần thiết các chứng cứ dưới hình thức văn bản cho các bên liên quan. Từ khái niệm, vai trò của hoạt động công chứng và sự phát triển hoạt động công chứng ở một số quốc gia, ta có thể nhận thấy công chứng mang một số đặc trưng cơ bản sau đây:

– Nghề công chứng mang đậm tính quyền lực nhà nước. Có thể nói đây là đặc trưng rất cơ bản của hoạt động công chứng. Trong thực tế đã và đang tồn tại rất nhiều dạng, hình thức làm chứng nhưng chỉ có CCV là người duy nhất được Nhà nước bổ nhiệm để làm nhiệm vụ này một cách chuyên nghiệp. Nhà nước bằng việc giao cho các CCV (chứ không phải bất kì một đối tượng nào khác) một phần quyền năng của mình để thay mặt Nhà nước tham gia các giao dịch mà Nhà nước bắt buộc hoặc đương sự (người yêu cầu công chứng) tự nguyện yêu cầu có sự xác thực của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Bằng các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, CCV với những kĩ năng nghề nghiệp của mình đã tạo ra những văn bản tuy không phải là các phán quyết của tòa án hay những quyết định hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhưng có tính bắt buộc thực hiện đối với các bên có liên quan (bao gồm cả những cá nhân, tổ chức tham gia giao kết lẫn những cơ quan nhà nước có thẩm quyền). Như vậy, khi không chứng minh được công chứng thư (một sản phẩm của CCV với tư cách là chứng cứ có tin cậy cao bằng văn bản và rất khó bác bỏ) là giả mạo hoặc vi phạm pháp luật thì các bên có liên quan phải thực hiện các văn bản này. Chỉ tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền là cơ quan duy nhất có quyền tuyên bố một văn bản công chứng là vô hiệu (không có giá trị bắt buộc thực hiện nhưng vẫn có giá trị chứng cứ).

– Nghề công chứng mang tính chuyên nghiệp rất cao. Tính chuyên nghiệp của nghề công chứng cũng đã được hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của ngành công chứng. Nếu ở thời kì sơ khai, những người làm công tác công chứng chỉ là những người biết chữ (có học) trong xã hội thì về sau, trước khi được bổ nhiệm để hành nghề công chứng một cách chính thức, các CCV phải trải qua hàng loạt các khóa đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ (bao gồm kiến thức pháp lí cơ bản cũng như kiến thức chuyên sâu về nghề công chứng). Đến nay, ở nhiều quốc gia trên thế giới, CCV đều làm việc chuyên trách không kiêm nghiệm bất kì công việc nào khác (trừ việc tham gia nghiên cứu khoa học hoặc giảng dạy). Do được đào tạo và liên tục hành nghề công chứng nên các CCV là người nắm vững các quy định của pháp luật có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, có một kĩ năng soạn thảo văn bản hoàn chỉnh nhằm thể hiện rõ ràng, đầy đủ ý nguyện của những người có yêu cầu công chứng cũng như đảm bảo cho các văn bản này phù hợp với các quy định của pháp luật. Ngoài ra, với đội ngũ cán bộ và cộng tác viên của mình cũng như trang thiết bị, cơ sở vật chất sẳn có, các phòng công chứng có đầy đủ khả năng để đáp ứng các nhu cầu liên

quan đến việc công chứng như: Soạn thảo văn bản, dịch thuật, photocopy, in ấn, chế bản…

3. Vai trò, chức năng của công chứng

Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo đúng pháp luật.  Công chứng là hoạt động có vai trò rất lớn đối với đời sống xã hội và phát triển kinh tế. Để phòng ngừa các tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến chứng cứ công chứng – loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có công chứng hoặc chỉ trình bày bằng miệng. Thực tiễn đời sống cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đó có nguyên nhân là do không có xác thực. Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến, cập nhật pháp luật là cần thiết. Bên cạnh đó cũng cần tăng cường hơn nữa các biện pháp công cụ tổ chức thực hiện pháp luật. Công chứng là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động Nhà nước. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định xung quanh nó, pháp luật trở nên gần với hiện thực hơn, dần trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng, góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…  Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh. Bên cạnh đó thông qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định của pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân.

Hệ thống công chứng có hai chức năng chính. Thứ nhất là để ngăn chặn các tranh chấp pháp lý: việc chuẩn bị các văn bản công chứng mang lại bằng chứng rõ ràng liên quan đến các quyền lợi hợp pháp và giúp ngăn chặn tranh chấp pháp lý. Thứ hai là để giải quyết các tranh chấp pháp lý: các văn bản công chứng đáp ứng được những yêu cầu nhất định sẽ cấu thành văn bản quy phạm có hiệu lực thi hành hoặc là cơ sở để một bên có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết khi một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình.

4. Căn cứ để thực hiện công chứng

Pháp luật của nhiều nước có quy định tương đối thống nhất về vấn đề này, đó là có hai căn cứ để thực hiện việc công chứng: công chứng theo yêu cầu và công chứng bắt buộc. Theo đó, một số loại hợp đồng, giao dịch sẽ bắt buộc phải công chứng, số còn lại thì được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.

Pháp luật Tây Ban Nha quy định một số hợp đồng, giao dịch nhất định phải bắt buộc phải công chứng, nếu không qua thủ tục công chứng thì hợp đồng không có hiệu lực thi hành, như hợp đồng hôn nhân, hợp đồng liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, tặng cho tài sản… được quy định rõ trong Bộ Luật dân sự để bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Tương tự như vậy, tại Nhật Bản các hợp đồng cho thuê thương mại hoặc sắp xếp giám hộ tự nguyện phải được CCV soạn thảo và chứng nhận thì mới có giá trị pháp lý và tính ràng buộc.

Tuy nhiên, ngoài các hợp đồng bắt buộc phải công chứng, các hợp đồng, giao dịch khác do sự tự nguyện của người dân (hợp đồng tùy nghi) thì văn bản công chứng sẽ không được Tòa án coi là một chứng cứ hiển nhiên mà chỉ coi đó là một sự kiện pháp lý. Trung Quốc là một trong các nước đi theo hướng quy định này.

5. Mối quan hệ giữa cơ quan công chứng và các cơ quan khác

Công chứng luôn có mối quan hệ rất chặt chẽ với các cơ quan khác như thuế, cơ quan đăng ký nhà đất…. Để đảm bảo cho tính an toàn của hoạt động công chứng và sự thuận tiện cho người dân, cơ chế liên thông giữa các cơ quan này thường được xây dựng và hoạt động rất hiệu quả.

Một trong những cơ quan mà công chứng thường có quan hệ mật thiết nhất chính là cơ quan đăng ký nhà, đất và các tài sản khác cần đăng ký quyền sở hữu. Tại Tây Ban Nha, mối quan hệ giữa hoạt động công chứng và đăng ký ở Tây Ban Nha là rất khăng khít. Về mặt quản lý nhà nước, Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng có chức năng quản lý hai mảng lớn, đó là quản lý đăng ký và quản lý công chứng; mỗi mảng do 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách. Hai mảng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Với các hợp đồng, giao dịch thì giai đoạn công chứng và đăng ký là hai giai đoạn gắn liền với nhau, sau khi công chứng phải đăng ký thì giấy tờ sở hữu đó mới có giá trị, chịu sự kiểm soát song trùng

Một cấp độ cao của cơ chế liên thông chính là cơ chế một cửa: Tại Tây Ban Nha, trong nhiều trường hợp CCV có thể thay nhà nước thu thuế. CCV ở Tây Ban Nha và Pháp đều có chức năng thu thuế thay cho nhà nước từ khách hàng. Khách hàng chỉ cần đến một đầu mối (cơ quan công chứng/cơ quan đăng ký), theo đó, cơ quan công chứng/cơ quan đăng ký thu thuế, sau đó sẽ trả cho nhà nước. Tại Đức cũng tương tự như vậy, CCV sẽ thay mặt khách hàng thực hiện toàn bộ các dịch vụ có liên quan như nộp thuế, lệ phí, đăng ký chuyển dịch tài sản tại Sở địa chính….

II. VĂN BẢN CÔNG CHỨNG

1. Giá trị pháp lý

          Pháp luật công chứng của tất cả các nước đều thừa nhận giá trị pháp lý cao của văn bản công chứng, mà thông thường các nước đều quy định văn bản công chứng mang tính chất của văn bản công, có giá trị chứng cứ hiển nhiên và không phải chứng minh việc lập văn bản đó hoặc tính trung thực của các tình tiết được nêu ra trong văn bản đó (Ba Lan, Nhật Bản….).

          Mức độ giá trị được thừa nhận phổ biến nhất của văn bản công chứng là giá trị khẳng định tính xác thực của sự việc, ngoại trừ có những chứng cứ ngược lại phủ nhận văn bản công chứng này. Đối với văn bản liên quan đến nghĩa vụ đã được công chứng mà người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, người có quyền có thể gửi yêu cầu giải quyết tới Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật (Trung Quốc, …).

          Ở một cấp độ cao hơn, một số nước quy định các văn bản công chứng có thể được thi hành ngay. Quy định này tạo nên giá trị quan trọng đặc biệt của văn bản công chứng mặc dù nó không phải là bản án hay quyết định của Tòa án. Lý do là nó giúp giảm gánh nặng đặt lên vai tòa án, vai trò quan trọng của CCV đã được thừa nhận trong xã hội và nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng sự thỏa thuận, cam kết giữa các bên.

          Pháp luật Tây Ban Nha thừa nhận văn bản công chứng có giá trị chứng cứ vật chất nên được Tòa án coi là “chứng cứ hiển nhiên”; khi được trình lên Thẩm phán thì không cần phải qua giám định hoặc xác minh, điều tra. Cũng vì được thừa nhận là chứng cứ hiển nhiên nên các bên khi đã ký vào văn bản thì không có quyền khiếu nại về nội dung của văn bản đã được công chứng mà văn bản công chứng có “giá trị thi hành ngay”, có giá trị như một phán quyết của Tòa án. Nếu một hợp đồng, giao dịch đã công chứng mà có tranh chấp thì chỉ cần chuyển một bản sao của văn bản công chứng đến là Tòa án có thể cho thi hành ngay mà không cần xem lại hợp đồng, giao dịch gốc. Với việc mua bán bất động sản, hợp đồng mua bán có công chứng được coi là giấy tờ sở hữu. Văn bản công chứng được coi là văn bản được cơ quan công quyền xác thực.

          Tương tự như Tây Ban Nha, tại Pháp văn bản công chứng có giá trị cưỡng chế thi hành trên toàn lãnh thổ, trừ trường hợp bị đình chỉ thi hành bởi Tòa án CCV có thể ban hành lệnh thực thi trong một số vấn đề đặc biệt theo yêu cầu tự nguyện của các bên có liên quan. Lệnh thực thi này cho phép tịch thu tài sản của bên có nghĩa vụ (là bên đi vay, bên đi thuê v.v…) mà không cần phải ra tòa.

          Tại Nhật Bản, các văn bản công chứng đáp ứng được những yêu cầu nhất định sẽ trở thành văn bản quy phạm có hiệu lực thi hành (văn bản gắn với việc thanh toán một số tiền cụ thể và các bên đã thỏa thuận với nhau về việc văn bản sẽ được thi hành ngày). Trong trường họp này, không giống như các trường hợp khi đơn khiếu nại đã nộp và bản án đã được đưa ra, các văn bản công chứng có hiệu lực thi hành có thể được đem ra thi hành mà không cần đến tòa án và được sử dụng khi cần cưỡng chế thi hành.

          Luật công chứng Hàn Quốc không có một quy định nào về giá trị chứng minh và hiệu lực thi hành của các văn bản công chứng; tuy nhiên Luật lại có quy định cho phép CCV có thể soạn thảo văn bản cho phép cưỡng chế thi hành và gắn nó vào hối phiếu hoặc séc.

          Tại Đức, bên cạnh sự đảm bảo về tính chắc chắn và chính xác về mặt pháp lý, một giao dịch dưới hình thức văn bản công chứng đem lại cho các bên những lợi ích khác nữa. Cụ thể là văn bản công chứng còn được coi là bằng chứng và có khả năng thực thi ngay lập tức. Điều này có nghĩa là một văn bản công chứng là bằng chứng đầy đủ về việc các bên đã chấp nhận các cam kết được đưa ra. Hơn nữa, người phải thực hiện một yêu cầu thanh toán tiền có thể tuyên bố trong một văn bản công chứng gọi là “thực thi ngay lập tức tài sản của mình”. Trong trường hợp này, chủ nợ có thể tịch thu và khai thác tài sản của người phải thi hành mà không phải nộp đơn khởi kiện. Như vậy, các văn bản công chứng được xác lập bởi một CCV có thể so sánh được với một bản án có hiệu lực thi hành của tòa.

2. Yêu cầu của văn bản công chứng

          Do tính chất và giá trị pháp lý rất cao, văn bản công chứng thường phải đáp ứng những yêu cầu rất nghiêm ngặt cả về hình thức và nội dung. Đó là yêu cầu về người lập, về chất lượng giấy và mực, những thông tin bắt buộc phải có trên văn bản, cách thức ghi thông tin trên văn bản, việc đánh số và ký văn bản, các giấy tờ đính kèm, số lượng văn bản được phép lập….

          Về chủ thể lập văn bản công chứng, một số nước như Pháp, Đức…. quy định CCV cần tự mình dự thảo các hợp đồng hôn nhân, mua bán tài sản cũng như các văn bản khác như cho tặng, chuyển giao tài sản sau khi chết, cầm cố, v.v…. Tuy nhiên, bên cạnh các hợp đồng do CCV trực tiếp soạn thảo, có nhiều nước khác cho phép người yêu cầu công chứng tự mình soạn thảo hợp đồng và CCV có trách nhiệm kiểm tra dự thảo hợp đồng đó.

          Về ngôn ngữ, một số nước quy định văn bản công chứng chỉ được lập bằng ngôn ngữ chính thức của nước đó. Tuy nhiên, có những nước cho phép CCV lập văn bản công chứng bằng tiếng nước ngoài nếu khách hàng có yêu cầu (Ba Lan, Đức…). Để đảm bảo quyền lợi của người yêu cầu công chứng, nếu một trong những người tham gia không biết tiếng được dùng để lập văn bản công chứng

hoặc văn bản công chứng được lập bằng tiếng khác thì phải ghi rõ vào văn bản và thay cho việc đọc lại thì văn bản công chứng cần phải được dịch. CCV phải giải thích rõ cho các bên tham gia về quyền yêu cầu có bản dịch viết của họ. Trong trường hợp có một bên bị mù, câm, điếc hoặc không biết không hiểu ngôn ngữ của nước được dùng trong văn bản công chứng… thì CCV phải bảo đảm để người đó hiểu rõ và thể hiện được ý chí của mình trong văn bản công chứng hoặc phải mời người làm chứng.

3. Ký và sửa chữa văn bản công chứng

          Văn bản công chứng luôn phải có chữ ký của các bên, của những người làm chứng và của CCV. Với những nước cho phép người thừa uỷ quyền của CCV (như thư ký công chứng tại Pháp) thì người đó phải ký tên vào văn bản và phải ghi rõ việc thừa ủy quyền đó. Nếu có bên không biết hoặc không thể ký, cần phải ghi rõ điều đó vào cuối văn bản. Tại Hàn Quốc, khi chứng nhận cho văn bản cá nhân, việc đầu tiên là CCV phải yêu cầu khách hàng ký tên hoặc đóng dấu lên giấy tờ, hoặc yêu cầu họ hoặc đại diện của họ ký, xác minh chữ ký hoặc con dấu đóng trên giấy tờ và nêu rõ điều này trong văn bản.

          Việc sửa chữa văn bản công chứng là rất hạn chế và phải đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt. Thông thường nội dung sửa chữa phải được CCV và những người khác ký nhận, nếu không sẽ bị vô hiệu. Vị trí của phần sửa chữa, cách thức ghi nội dung sửa chữa, việc ký xác nhận đều có những quy định rất chi tiết, mang tính kỹ thuật cao.

4. Bản sao văn bản công chứng

Về nguyên tắc, CCV phải giữ bản sao của giấy tờ và các tài liệu đính kèm mà họ chứng nhận.

Thẩm quyền cấp bản sao văn bản công chứng thuộc về CCV đang lưu giữ bản gốc hoặc đang lưu giữ những tài liệu mà nó đã được dùng để tạm thay bản gốc. Hình thức sao, việc ký bản sao, ghi nội dung sửa chữa…. đều được quy định chi tiết.

5. Lưu giữ văn bản công chứng

          Thông thường CCV phải lưu giữ tất cả bản gốc của các văn bản công chứng và bản gốc hồ sơ công chứng đã lập, trừ một số trường hợp do luật quy định. CCV không được chuyển giao những bản gốc, trừ khi pháp luật có quy định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền (Pháp, Đức…)

          Để đảm bảo tính ổn định, liên tục của hoạt động công chứng nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người yêu cầu công chứng, vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng, đặc biệt là trong trường hợp CCV phải tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động thường rất được quan tâm. Thông thường, nếu CCV vắng mặt hoặc bị hạn chế hoạt động mà không có người thay thế trong thời gian đó, thì CCV giao hoặc cơ quan quản lý sẽ tạm giao cho một tổ chức hành nghề công chứng hoặc CCV khác quản lý hồ sơ để thực hiện một số nghiệp vụ như cấp bản sao, cho phép xem hồ sơ công chứng… nếu có các yêu cầu theo quy định của pháp luật.

          Do quy định về hoạt động công chứng gắn liền với thẩm quyền địa hạt của CCV, nên trong trường hợp CCV bị miễn nhiệm hoặc chuyển nơi thi hành công vụ đến nơi khác, cơ quan có thẩm quyền sẽ thu lại hồ sơ, sổ sách của CCV đó và có thể giao hồ sơ sổ sách cho một CCV khác quản lý. Nếu CCV được tái bổ nhiệm lại tại nơi đó thì có thể được giao lại sổ sách đó.

6. Văn bản công chứng vô hiệu

          Chỉ Toà án mới có quyền tuyên một văn bản công chứng vô hiệu. Các căn cứ để tuyên bố vô hiệu, trình tự thủ tục tuyên vô hiệu… đều vô cùng chặt chẽ.

Rubi