10 điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, 1hính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực 05/3/2020, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/204/NĐ-CP về công tác văn thư.

Dưới đây là 12 điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư mà cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cần biết để áp dụng trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính.

1. 29 loại văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định 29 loại văn bản hành chính. Bỏ bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ và thêm phiếu báo.

2. Số trang văn bản
Đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Trước đây theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (hết hiệu lực 15/6/2020) thì: Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất.

(Xem cách viết hoa trong văn bản hành chính theo Nghị định 30)
3. Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định)
Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì   “riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy””.
4. Sử dụng con dấu (các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục)
Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về sửa đổi Nghị định 110 về công tác văn thư chỉ quy định: Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
5. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích  thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái (Chỉ hiển thị hình ảnh condấu, không hiển thị thông tin).
6. Văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định)
a) Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo.

(Khi nào sử dụng Tờ trình, Công văn trong văn bản hành chính?)
b) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản “Kèm theo Quyết định số …………/QĐ-…..ngày … tháng … năm 20… của ………..” được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
c) Ký số văn bản kèm theo
– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với văn bản chính: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo

– Văn bản kèm theo không cùng tệp tin với nội dung văn bản chính: Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
– Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
– Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

(Tải bài giảng tập huấn Nghị định 30 về công tác văn thư)
7. Phụ lục
a) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
b) Ký số Phụ lục
– Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
– Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ
thể:
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
– Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
– Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
8. Bản sao
– Sao từ giấy sang định dạng giấy: được thực hiện như cũ
– Sao từ điện tử sang giấy: được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy và được trình bày thể thể thức và kỹ thuật như cũ
– Sao từ định dạng giấy sang điện tử: được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy (định dạng pdf, phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200dpi, tỷ lệ số hóa 100%) và ký số của cơ quan, tổ chức.
– Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao điện tử:

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 ục IV Phần I Phụ lục này.
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ
đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
9. Mẫu dấu đến
Thay nội dung “Lưu hồ sơ số” thành “Số và ký hiệu HS”.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:…………………
Ngày: ………………..
Chuyển:..………………
Số và ký hiệu HS:……….
10. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến
a) Tích hợp Sổ đăng ký văn bản đi và Sổ chuyển giao văn bản đi thành 01
sổ, tối thiểu gồm 10 nội dung:

b) Tích hợp Sổ đăng ký văn bản đến và Sổ chuyển giao văn bản đến thành
01 sổ, tối thiểu gồm 10 nội dung:

11. về thể thức văn bản.

   Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cơ bản vẫn đầy đủ các thành phần chính và thành phần bổ sung như trước đây nhưng đối với thành phần thể thức “Quốc hiệu” thì điều chỉnh thành “Quốc hiệu và Tiêu ngữ”; “Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản” điều chỉnh thành “Địa danh và thời gian ban hành văn bản”; “Dấu của cơ quan, tổ chức” điều chỉnh thành “Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức”. Những điều chỉnh này nhằm bảo đảm thống nhất với thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và phù hợp với quy định đối với Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

12. Điểm mới đối với nội dung sao văn bản

Tên bản “Sao y” thay thế cho bản “Sao y bản chính” trước đây. Sở dĩ có sự điều chỉnh này là bởi vì đối với văn bản điện tử không có khái niệm bản chính như đối với văn bản giấy.

Trên đây là 12 điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Rubi